Menggunakan Email Untuk Keperluan Informasi dan Komunikasi

1.      Jelaskan persamaan dan perbedaan mailbox post dengan mailbox e-mail!

2.       Sebutkan etika yang dapat digunakan dalam membuat e-mail!

3.       Sebutkan beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memperoleh e-mail!

4.       Sebutkan dan jelaskan factor dalam memilih layanan e-mail!

5.       Jelaskan perbedaan e-mail berbasis pop3 dengan email berbasis web!

JAWAB :

1. Surat merupakan benda yang mempunyai sifat beragam. Terkadang surat bersifat umum, pribadi, dinas, rahasia atau sangat rahasia. Untuk keamanan dan kenyamanan surat bagi pemilik kotak surat (mailbox), kotak surat mempunyai pengaman berupa kunci dengan kombinasi pada tertentu untuk membukanya. Pemilik e – mail harus memberikan user Engine dan password yang berguna sebagai pengaman e – mail dari orang lain. Ketika seseorang ingin membuka mailbox e–mailnya dia meneruskan user ID dan passwordnya dengan benar. Perbedaan utama antara kunci yang digunakam mailbox pos dengan mail box e – mail adalah dari bentuknya secara fisik. Kunci mailbox pos suatu waktu dapat digandakan atau dirusak dengan mudah, tetapi user ID dan password e – mail tidak akan mudah dilacak walau secara fisik hanya merupakan kumpulan dari karakter. Jadi dapat disimpulkan persamaan dan perbedaan mailbos pos dan mailbox e-mail adalah sebagai berikut :

Persamaan mailbox di kantor pos dengan mail box e-mail :

·         Secara prinsip hampir sama yaitu berfungsi untuk melakukan aktivitas pengirim surat, data atau informasi

·         Pada masing-masing surat/e-mail/tertera nama dan alamat tujuan surat

·         Berisi pesan singkat atau dokumen dalam bentuk teks atau gambar

Perbedaan mailbox di kantor pos dengan Mailbox e-mail :

•       Pada mailbox di kantor pos bentuk fisiknya nyata yaitu berupa kotak penyimpanan, pada mailbox bentuk fisiknya dalam bentuk maya.
•      Waktu pengiriman surat melalui pos memerlukan waktu yang cukup lama, pada e-mail waktu pengiriman hanya beberapa detik saja.

2. Etika dalam berkirim email :

 

1. Tuliskan email secara pendek dan dengan kata-kata yang baik. Hindari menulis email yang sangat panjang. Melihat email yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.
2.  Tulis isi email dengan jelas. Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa email Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju
3. Gunakan email kantor hanya untuk kepentingan pekerjaan. Jika Anda mempunyai account email kantor, hanya gunakan untuk pesan-pesan yang berhubungan dengan urusan pekerjaan. Hindari menggunakan email kantor untuk berkomunikasi dengan keluarga, teman, dan terutama urusan pribadi yang berhubungan dengan pencarian kerja. Menggunakan email kantor untuk urusan pribadi adalah salah satu bentuk pencurian. Beberapa perusahaan seringkali mengecek penggunaan email kantor pada karyawannya.
4. Jangan terlalu banyak menggunakan emoticon. Beberapa orang memang menyukai, namun ada juga yang tidak menyukai. Batasi pengunaannya sampai Anda benar-benar tahu karakter pembaca email Anda.
5. Gunakan bahasa yang formal dalam mengirim pesan. Meski email dirasa kurang formal dibanding surat konvensional, Anda harus tetap memperhatikan tata bahasa yang baku saat mengirim surat atau dokumen untuk urusan pekerjaan.
6. Membalas Email dengan Cepat. Idealnya membalas email paling lambat 24 jam setelah email itu diterima. Tetapi tidak setiap orang selalu terkoneksi ke internet, apalagi di Indonesia yang masih banyak menggunakan jasa warnet untuk mengunjungi dunia maya. Setidaknya, kita harus segera membalasnya ketika sebuah email dibaca. Jika belum sempat, beritahu pengirim bahwa kita akan membalasnya di kemudian hari.
7. Jangan mengirim spam. Tidak ada seorang pun yang menyukai spam. Jika Anda mengirim spam, Anda bisa kehilangan kredibilitas profesionalisme
8.  Buat catatan tentang surat Anda. Buat file terpisah di hard copy. Anda tidak pernah tahu,masalah bisa terjadi kapan saja. Jadi siapkan diri Anda.
9. Tidak boleh mem-forward dengan mengubah isi emailnya. Dibolehkan saja mem-forward tetapi dengan syarat memberikan note tambahan dalam forward sebuah email, yaitu etikanya anda tidak boleh mengubah atau mengedit sedikitpun muatan isi dari emailnya kecuali kalau anda sudah dapat ijin dari si authornya yang pertama.
10.  Hargai pilihan orang lain dalam berkomunikasi. Sebagian orang ada yang suka berkomunikasi dengan email. Namun, ada pula yang tidak.
11.  Gunakan kolom subject secara bijaksana. Beri judul atau rerferensi tentang topik pesan pada kolom subject diformat email Anda.
12. Balas email tepat waktu. Beberapa orang lebih santai dalam membalas email dibanding bentuk korespondensi lainnya, jaid hati-hati jika pengirim menginginkan yang sebaliknya.
13.  Batasi pesan Anda hingga satu layar saja. Jika memungkinkan pesan tidak melebihi satu layar saja. Pesan yang singkat dan padat akan menghemat waktu pembaca.
14. Gunakan program anti virus untuk menyaring email. Meski kontak dari orang-orang yang kita kenal bisa membawa virus yang bisa merusak komputer, dan mungkin secara tidak sadar Anda mentransfer email itu ke orang lain. Untuk jaga-jaga, cek email yang baru masuk sebelum Anda membukanya.

(http://www.karir-up.com/2008/02/etika-berkirim-email/)

Email merupakan singkatan dari Electronic Mail, atau dalam bahasa Indonesia nya Surat Elektronik, yaitu surat yang pengirimannya menggunakan sarana elektronik yaitu dengan jaringan internet, dengan surat elektronik atau email seseorang dapat mengirim naskah teks, gambar, atau bahkan mengirimkan aplikasi atau file kepada seseorang yang tentunya juga memiliki email (surat elektronik) dalam waktu yang sangat singkat. Karena email ini menggunakan jaringan internet, maka alamatnya pun juga menyesuaikan dengan penyedia layanan email di internet. Contoh penyedia layanan email adalah www.mail.yahoo.com, www.mail.google.com, dll. penyedia email biasanya menyediakan dua layanan, yaitu layanan berbayar dan layanan gratis.

Perbedaan antara layanan yang berbayar dan yang gratis biasanya terletak pada kapasitas ruang untuk penampung email, dan juga pemberian nama atau alamat email. Contoh alamat email dari penyedia layanan email gratis misalnya dari yahoo.com akan menjadi seperti sukijan@yahoo.com, sukijan merupakan usernamenya sedangkan @yahoo.com adalah nama penyedia layanannya.

Di bawah ini akan dijelaskan panduan atau langkah langkah lengkap cara membuat email dari penyedia layanan email gratis Yahoo.com :

1. Langkah pertama ini tentunya membuka browser kamu dulu ya (bisa IE atau internet explorer, Mozila Fireox, bisa juga opera, terserah kamu)… kemudian masukkan alamat urlnya, www.mail.yahoo.com,

sesaat kemudian akan muncul halaman yahoo mail, pastikan halamannya seperti gambar di bawah ini

2. Perhatikan pada halaman sebelah kanan, jika nanti kamu sudah mendaftar dan ingin membuka email, maka masukkan id yahoo dan password kamu, lalu klik Sign in.

Tapi karena kamu belum mendaftar, dan belum mempunya Id yahoo dan pasword, silahkan klik saja tombolSign Up yang berada pada bagian bawahnya tombol sign in, terkadang juga berada di bagian atas, pokoknya cari saja yang bertuliskan Sign Up atau Daftar , jika tidak ada tombol Sign up bisa juga menggunakan tombol Create New Account. Tombol Sign up dan Create new Account sama fungsinya yaitu untuk membuat akun yahoo atau mendaftar di yahoo.com.

 

3. Sesaat setelah kamu klik Sign Up atau Create New Account, akan muncul halaman berisi formulir pendaftaran pada email yahoo seperti pada gambar di bawah ini.

lalu kamu tinggal masukkan data-data identitas diri kamu susuai kolom  yang telah disediakan. di bawah ini saya beri contoh cara pengisiannya. Mohon di perhatikan, gambar di bawah ini hanya contoh, jika nama kamu bukan Martono ya jangan diisi martono

Penjelasan pengisian :

a. untuk pengisian kolom ‘alternate email’ dikosongkan saja tidak apa-apa, atau kalau mau bisa diisi dengan alamat email teman yang bisa dipercaya. Karena email alternatif ini berfungsi jika kamu nanti lupa dengan pasword kamu, maka pasword kamu nanti bisa direset (didapatkan) lewat email alternatif yang kamu masukkan tadi. Untuk pilihan pertanyaan, tinggal pilih saja (sudah disediakan, jadi tidak perlu bikin pertanyaan) dan jawabannya masukan sendiri, bagian itu fungsinya juga sama dengan email Alternate. Yaitu untuk mereset password jika kamu lupa dengan pasword kamu, maka pertanyaan yang kamu pilih tadi akan muncul, dan kamu masukkan jawabn yang kamu buat tadi untuk membuat password baru.

b. Masukkan code capta pada kolom yang disediakan, maksudnya yahoo meminta memasukkan code seperti itu adalah untuk menjaga keamanan server yahoo dari mesin spam. karena mesin spam tidak bisa membaca code capta, kecuali hanya manusia. jika code capta sulit dibaca, klik klah icon dua panah bengkok di sebelah kiri kode capta. maka nanti kode capta akan berubah menjadi bentuk yang lain. jika masih sulit, klik lagi sampai gampang dibaca.

4. Jika data pribadi kamu sudah diisi semua, klik pada Tombol Kuning Bertuliskan [ create my account ].  jika kolom isian formulir telah kamu isi dengan benar, maka sesaat kemudian, jendela konfirmasi akan muncul, seperti gambar di bawah ini.  Klik tombol Continue, untuk melanjutkan proses selanjutnya.

5.  Sesaat kemudian akan diarahkan ke dashboard email yahoo.com, seperti gambar di bawah ini. Di dashoard ini terdapat beberapa menu penting untuk pengelolaan email yang perlu kamu ketahui, antara lain ;

In box atau tempat kotak masuk email,

Contact yang berisi daftar alamat email,

Draft : berisi daftar email yang belum terkirim

Sent : berisi daftar email yang telah terkirim

Spam : berisi email dari seseorang yang mencurigakan atau tidak diinginkan

dan Trash : tempat sampah email yang telah kamu hapus.

6. Ketika email yahoo ini baru dibuat, di kotak masuk email atau inbox akan ada sebuah email dari yahoo yang berisi kata sambutan atau pengenalan tentang yahoo. Untuk membuka email, klik pada Inbox, perhatikan gambar di bawah ini.

Setelah tampil daftar email masuk, silahkan klik satu email baru tersebut.

maka isi email akan tampak seperti gambar di bawah ini

Cara mengirim email

7.   Untuk cara mengirim email. klik pada Compose Message, yang berada di side bar sebelah kanan (perhatikan gambar di bawah ini).

Sesaat kemudian kamu akan menjumpai kolom untuk menuliskan email kamu., perhatikan gambar di bawah ini. masukkan alamat email teman kamu pada kolom  To ; , kolom CC dikosongkan saja, kolom Subjek sebagai tema atau judul surat, dan kolom paling bawah yang lebar sekali itu untuk menuliskan isi surat atau email yang ingin dikirimkan. jika sudah diisi semua, tekan Tombol Send

8. jika email atau surat kamu sudah terkirim, akan di tandai seperti gambar di bawah ini. Silahkan beri tanda centang pada kotak di sebelah  Automatically add new recipients to Contacs  jika ingin memasukkan alamat email tadi ke daftar kontak kamu, jika tidak ya tidak usah diberi tanda centang. Jika sudah klik tombol Done.

10.  jika sudah selesai melakukan aktifitas di mail yahoo, Klik pada tombol Sign out sebelum kamu menutup browser  kamu, sebagai antisipasi untuk melindungi  akun yahoo kamu.

11.  Alhamdulillah sekarang email kamu sudah jadi.  dan apabila nanti kamu ingin membuka lagi,  tahapannya, buka alamat  www.mai.yahoo.com pada browser kamu, entah itu Mozila fire fox atau Internet Explorer, atau Chrome. kemudian masukkan alamat email dan password yang kamu buat tadi. kemudian klik Sign In.

 Perlu diketahui, alamat website atau situs berbeda dengan alamat email.   contoh alamat situs www.ridwanaz.com, sedangkan alamat email  martononingrat@yahoo.com , bukan   www.martono@yahoo.com . Ini perlu saya jelaskan karena beberapa kali saya menjumpai seseorang yang ingin membuka email atau mengecek isi emailnya malah memasukkan  seperti ini  www.martononingrat@yahoo.com pada address bar browser nya, jelas saja yang muncul error.

semoga panduan cara membuat email di yahoo di atas dapat kamu pahami, dan tentunya bermanfaat bagi yang membutuhkan. (http://ridwanaz.com/teknologi/internet/cara-membuat-email-di-yahoo)

4. Faktor Yang Menjadi Pertimbangan dalam Memilih Layanan Email : 

• Berdasarkan lamanya umur email tersebut, 
• iklan yang mensponsori, 
• kapasitas penyimpanan, 
• kelebihan penyediaan email, 
• kemudahan dalam mengakses, dan 
• kelengkapan fasilitas.

5. Perbedaan e-mail berbasis pop3 dengan email berbasis web adalah sebagai berikut !

Ada dua jenis cara penerimaan email, yaitu dengan POP (Post Office Protocol) ataupun dengan Web Based Email (Email yang dapat dilihat dari website, menggunakan tekonologi IMAP (Internet_Message_Access_ Protocol). POP saat ini sudah memasuki versi 3, sehingga lebih dikenal dengan nama POP3 (Post Office Protocol version 3). Dengan menggunakan POP3, maka email dapat diambil dari server dan disimpan di email client (seperti Outlook Expres, Eudora, dan The Bat), sedangkan dengan menggunakan Web Based Email (seperti Yahoo dan Gmail), pemakai dapat membaca email yang diterimanya dan melakukan interaksi dengan email tersebut (membaca, menulis, membalas, menghapus, dll) secara user friendly.

1. Email berbasis POP3 memerlukan aplikasi mail client.
2. Melalui email berbasis POP3 akses internet pada saat mengirim dan menerima dapat dikurangi.
3. POP email harus dapat dibuka oleh komputer pengguna, sedangkan Web Based Email dapat dilihat oleh siapapun yang memiliki akses internet.
4. Dalam kapasitas media penyimpanan, POP3 lebih besar karena ukuran penyimpanannya tidak terbatas. Sedangkan Web BasedEmail menggunakan komputer orang lain yang dibatasi dalam kapasitas penyimpanannya.
5. Email berbasis pop3 lambat, sedangkan email berbasis web lebih cepat dan handal.
6. Dengan menggunakan POP3, maka email dapat diambil dari server dan disimpan di email client, sedangkan dengan menggunakan Web Based Email (seperti Yahoo dan Gmail), pemakai dapat membaca email yang diterimanya dan melakukan interaksi dengan email tersebut secara user friendly.
7. Email berbasis POP3 dapat dibuka hanya oleh computer pemakai,s edangkan e-mail berbasis web, bisa dilihat oleh siapa saja yang sedang mengakses internet.
8. Melalui email berbasis POP3 akses internet pada saat mengirim dan menerima dapat dikurangi, sedangkan pada email berbasis web akses internet tidak boleh sampai putus saat akses email, mulai dari mengirim sampai menerima.
9. Melalui sistem POP3 kita dapat membaca email secara offline tanpa harus tersambung dengan layanan internet, sedangkan email secara web harus tetap tersambung dengan internet walaupun membaca.
10. Untuk menggunakan email berbasis pop3 kita perlu tersambung secara langsung pada jaringan atau penyedia layanan, dan perlu memiliki aplikasi mail client. Sedangkan melalui email berbasis web, setelah tersambung ke Internet lewat jaringan atau penyedia layanan Internet, kita dapat mengarahkan browser web komputer kita ke web yang menyediakan jasa email web, seperti dan masuk ke akun kita.